En la actualidad, vivir en una comunidad de vecinos es cada vez más frecuente debido a la superpoblación de las ciudades y núcleos urbanos, motivada esta en gran parte, por el éxodo masivo de personas que en los últimos años se está dando desde zonas rurales hacia núcleos de población en busca de alternativas que mejoren su esfera laboral y personal.
Sin embargo, también es cada vez más habitual que en las comunidades de vecinos se generen cada vez más y más conflictos que en muchas ocasiones tienen difícil solución. Esto es debido en gran parte a la cantidad de normativa que rige una comunidad de propietarios, que para muchos vecinos, es totalmente desconocida.
Por todo esto, la labor del administrador de fincas se torna indispensable en comunidades de vecinos grandes (más de 20 viviendas) y totalmente recomendable para aquellas más pequeñas.
¿Por qué es recomendable contratar a un administrador de fincas
El rol de un administrador de fincas es cualificado y conlleva una responsabilidad que va desde la resolución de conflictos al mantenimiento del edificio y sus servicios, llevar las cuentas, controlar presupuestos, ejecutar acuerdos adoptados en junta, etc. Concretamente las ventajas de contar con un administrador de fincas serían las siguientes:
- Ahorro de costes para los propietarios. El administrador de fincas, al ser un profesional cualificado, conoce todas las alternativas del sector. Por ello, a la hora de contratar cualquier servicio de reparación, sustitución o mantenimiento encuentra la mejor opción para la comunidad. De esta forma, la gestión de un administrador implica rentabilizar y conservar los bienes inmuebles con el criterio más profesional posible.
- Ofrece el punto de vista más objetivo. Como es sabido, en una comunidad de propietarios suelen haber relaciones de afinidad entre algunos propietarios ya sea por vínculo de amistad o familia que puede suponer perder la objetividad a la hora de decidir sobre algunos temas que interesen a la comunidad. El administrador de fincas otorgará siempre una opinión objetiva y desde el punto de vista de un especialista.
- Conocimiento y estudio de subvenciones públicas. En este sentido, el administrador de fincas siempre está en contacto con las administraciones públicas y recibe información de las mismas acerca de las ayudas que pueda haber disponibles para la comunidad.
- Asistencia jurídica. Contar con un administrador de fincas que además sea abogado, puede suponer una ventaja extra. De esta forma, el administrador podrá representar a la comunidad de propietarios frente a aquellas acciones judiciales que se insten frente a ésta o presentar acciones en su nombre, ahorrando así costes al evitar tener que contratar un servicio jurídico independiente.
- Control de la morosidad. Si bien esta ventaja podría enmarcarse dentro de la asistencia jurídica, en la actualidad cada vez son más los “morosos” en las comunidades de propietarios. Un administrador, con conocimientos jurídicos y acreditación jurídica podrá controlar esta desagradable circunstancia para la comunidad, primero reclamando extrajudicialmente la deuda al vecino moroso y en caso de resultar sin éxito esta vía, interponiendo la acción correspondiente ante los tribunales de justicia.
- Mediación entre vecinos. Al ser una figura externa y objetiva, los administradores pueden mediar de forma interna entre vecinos que por diversas razones de convivencia puedan estar enfrentados.
- Gestión económica óptima. Uno de los principales objetivos de un administrador de fincas es la de gestionar el dinero de la comunidad. El hecho de contar con un profesional con conocimientos en las áreas de acción que pueden darse en una comunidad, como son la economía, el derecho y la administración aporta tranquilidad y evita desconfianzas entre vecinos que pueden generar mal ambiente.
- Seguridad y comodidad. Si una comunidad no cuenta con un administrador de fincas, será el presidente el que normalmente ejerza las labores del administrador en la medida en la que el tiempo se lo permita (en la mayoría de los casos, el Presidente tiene su trabajo y carece del tiempo necesario para la comunidad). Un administrador aporta tranquilidad a los vecinos que pueden “olvidarse” de los temas comunitarios.
- Labor de previsión. Como profesionales, los administradores son capaces de detectar cuando las cosas no se están haciendo conforme a la normativa vigente, evitando multas y sanciones por incumplimiento. A este respecto, hemos de señalar que muchas multas suelen ser de cuantías muy elevadas por lo que no merece la pena jugársela.
Según las ventajas enumeradas que supone contar con un administrador de fincas, podemos decir a modo de resumen que contar con este profesional en la comunidad aporta tranquilidad, confianza y efectividad. Al fin y al cabo, lo que siempre se busca es que las comunidades funcionen correctamente y en armonía, para ello se hace necesario como venimos diciendo, contar con esta figura.
Mi comunidad ya cuenta con un administrador de fincas, pero nos gustaría cambiar.
Es muy frecuente que se den situaciones en las cuales, por diversos motivos, el presidente de una comunidad y en general los vecinos de la misma no están satisfechos con la labor del administrador y están pensando en prescindir de sus servicios para contratar los de otro profesional. Enumeramos a continuación los pasos a seguir para cambiar a un administrador de fincas.
Paso previo.
Antes de proceder a convocar la junta para cambiar al administrador, será conveniente revisar el contrato del administrador, para evitar así una posible indemnización. Los contratos de arrendamiento de servicios (que son los contratos que se llevan a cabo a la hora de contratar a un administrador) son de duración de un año, siempre y cuando no se diga otra cosa en el contrato (que no se suele decir). Así lo establece además el artículo 13.7 de la Ley de Propiedad Horizontal:
“Salvo que los estatutos de la comunidad dispongan lo contrario, el nombramiento de los órganos de gobierno se hará por el plazo de un año”
Paso 1.
Lo primero que tiene que hacer el presidente es convocar una junta de propietarios, no obstante, también pueden convocarla una cuarta parte de los vecinos o un número distinto de los mismos que representen al menos el 25% de las cuotas de participación.
Sin perjuicio de lo anterior, no es necesario esperar a la junta anual, el cambio de administrador también puede llevarse a cabo a través de una junta de propietarios extraordinaria convocada para este aspecto.
Lo normal es que se inste al presidente para que convoque la junta extraordinaria para este aspecto, teniendo éste la potestad de convocar la junta sin la necesidad de que exista un número mínimo de convocantes. No obstante, como decimos, en caso de que el presidente se negara, el 25% (una cuarta parte) de los propietarios podrá convocarla y se efectuará en sesión extraordinaria.
El cambio de administrador puede proponerlo cualquier propietario sin necesidad de que el presidente esté de acuerdo con la propuesta. En este sentido, hay que tener muy en cuenta que, si la junta la han promovido los vecinos sin la ayuda del presidente, habrán de notificar correctamente al resto de propietarios.
Paso 2.
Es muy importante proponer alternativas de administración simultáneamente a la proposición del cambio de administrador para que no exista un vacío de gestión, por ello, se deberán incluir en el orden del día las alternativas que se propondrán.
Para la aprobación del acuerdo de sustitución del administrador de fincas se requerirá una mayoría simple tanto de propietarios (la mitad más uno de los propietarios) como de cuotas de participación (más del 50% de cuotas de participación). Lo normal, es que si se produce la mayoría de propietarios también se de en cuotas de participación, no obstante, habrá que estar al caso concreto.
Finalmente, al administrador saliente habrá que notificarle por escrito y otorgarle un plazo de al menos un mes para que realice el cambio.
Paso 3.
Es muy importante, motivar adecuadamente las razones para el cese de la administración actual (justa causa).
A este respecto, no supone <<justa causa>> el hecho de tener una oferta económica más ventajosa, no convocar juntas (puede hacerlo siempre el presidente), o la exigencia del cobro a morosos. En cambio, la pérdida de confianza sí que puede ser considerada justa causa. Para justificarla se podrá acudir a los compromisos a los que el administrador saliente se comprometió por contrato. Se podrá consultar el código deontológico del administrador de fincas del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España, en el que se recogen las obligaciones, buenas prácticas y relaciones con los propietarios que son esperables en el ejercicio de la profesión.
Supondrán una pérdida de confianza la que se derive de un perjuicio económico causado por el administrador de fincas a la comunidad o la no presentación de las cuentas anuales en tiempo y forma.
Obviamente, siempre que el administrador saliente solicite una indemnización y la “justa causa” no esté totalmente justificada, se podrá negociar con él para alcanzar un acuerdo satisfactorio para ambas partes.
¿Qué ocurre después de efectuado el cambio de administrador? ¿Hay que hacer algo?
Una vez que el administrador saliente ha entregado la documentación, será el nuevo administrador quien se encargará de revisarla. La documentación a entregar por el administrador saliente será:
- Listado de propietarios, coeficientes, datos de contacto y forma de pago de los recibos de comunidad.
- Últimos recibos ordinarios emitidos y derramas pendientes.
- Nóminas y seguros de los empleados de la comunidad.
- Tarjeta de identificación fiscal de la propiedad, necesaria para el pago de impuestos.
- Contrato de cuenta corriente de la comunidad y firmas autorizadas o necesarias para operar con la entidad.
- Contactos de proveedores de obras pasadas y en curso.
- Contrato de seguro de la comunidad y contacto para incidencias.
- Libro de actas, incluyendo la última acta.
- Escritura de obra nueva y división horizontal.
- Contratos de suministros y alquileres.
- Licencias de actividad y funcionamiento de instalaciones, con indicación de la instalación y fecha.
- Material relativo a la prevención de riesgos laborales.
- Liquidaciones de IRPF e IVA.
- Documentación de los procedimientos judiciales, en vigor o finalizados.
- La contabilidad de los últimos 5 años.
Si el administrador “saliente” se negase a entregar la documentación o no la entregara completa, es una conducta sancionable.
Como hemos visto, la labor de un administrador de fincas facilita enormemente la vida al presidente en concreto y a los vecinos en general, otorgando profesionalidad a la comunidad de propietarios y generando seguridad entre los vecinos que verán aumentar la calidad en la gestión de la comunidad sin esfuerzo, aumentando por tanto su calidad de vida.
